Управление документацией в странах СНГ

1.1. Визанчення поняття “документ”
Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснює, викладає справу”. Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.
За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” (ДСТУ 2734-94) документ – це матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу у відповідності з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.
Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.
Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується у сфері управління. Тут документ є насамперед зафіксованим письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носієм інформації і відночас своєрідним “матеріалом”, “сировиною для обробки”. Ця “сировина” повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно давати інформацію. Це стосується передусім цифрової (планової та облікової) документації, обробка якої повністю комп'ютеризована, а управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для також документації організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.
Частина документів – планування, звітність, ділове листування – призначені для безпосередньої користування.
В останні часи за значного збільшення обсягів інформації доля її на паперових носіях в діловодстві зменшилась. Цьому сприяє розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів (включаючи рукописні) в персональний комп'ютер (ПК), текстового і графічного видів обробки інформації в документах, що дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впровадження електронного транспортування, доступ до необхідної ділової інформації через бази даних тощо. Сучасні системи автоматизації діловодних процесів дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику. Алгоритмом також передбачено, що така система пам'ятає, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і в разі потреби нагадає про необхідність завершення роботи з ним.

1.2. Вимоги до створення документів
Велике значення для створення організаційно-управлінських документів має уніфікація – встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів, встановлення певного кола ділових паперів, з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність, вияв зайвих документів. За допомогою уніфікації впорядковується процес створення документів, скорочується їх обсяг, підвищується культура документування.
Трафаретизація дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк. Складання документів з застосуванням трафаретів побудоване на поєднанні текстів або їх частин, що часто трапляються, зі змінними частинами. Трафаретна частина документів друкується на бланку або вводиться у пам'ять комп'ютера, а змінна заповнюється від руки або за необхідністю додруковується. Трафаретизація допомагає ширше застосовувати засоби механізації, автоматизації і комп'ютеризації діловодних процесів, впроваджувати новітні інформаційні технології.