Документационное обеспечение управления

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1.
Реквизиты документа и порядок их оформления
Объектом делопроизводства является документ.
Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и в пространстве.
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.
Реквизиты – совокупность постоянных элементов содержания документа. Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты – это юридический или физический адрес, номера банковских счетов, ИНН, ОГРН, адрес сайта, номера телефонов, почтовый адрес, индекс, адрес электронной почты вместе взятые. Отдельно вышеперечисленное не может называться реквизитом.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно разделить документ: заголовочная часть, содержательная и оформляющая.
Цель работы: изучить порядок оформления реквизитов документов.
Задание:
• Изучить ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• Законспектировать реквизиты, используемые при подготовке и составлении документов.
• Изучить расположение реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков.
• Выяснить какая часть документа относится к заголовочной, какая к содержательной и какая к оформляющей.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2.
Порядок оформления документов

Цель регламентированных Государственными стандартами правил составления и оформления документов – обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.
Для изготовления документов используют два формата бумаги – А4 и А5; первый формат имеет размер 210x297, второй – 148x210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведомости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата А3 (297x420 мм).
При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Формуляр для определенного вида документа называется типовым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их расположения.
Цель работы: изучить и выработать навыки оформления различных видов документов.

Задание:
• Составить приказ со всеми необходимыми для данного типа документа реквизитами в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
• Составить акт со всеми необходимыми реквизитами в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
• Написать заявление и оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3.
Оформление копий, приложений и ссылок
Копией документа является воспроизведение всех его реквизитов. Документ воспроизводится машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения на бланке учреждения или предприятия и заверяется руководителем или уполномоченным на то лицом. Отметка «Копия» размещается в правом верхнем углу первого листа копии документа.
Копию документа заверяют, проставляя ниже реквизита «подпись» заверяющую надпись «Верно», наименование должности сотрудника, завершившего копию, его личную подпись, ее расшифровку, дату заверения и при необходимости печать.
Приложения к документам имеют те же реквизиты, что и документы: наименование, заголовок, подписи ответственных за их содержание лиц, дату, отметку о согласовании, утверждении и т.д.
Указание о наличии приложения может содержаться в тексте основного или сопроводительного документа. В этом случае количество листов в приложении и количество его экземпляров указывают между текстом и подписью.
При ссылке в тексте на какой-либо документ соблюдают следующий порядок расположения реквизитов: наименование вида документа, наименование организации издавшей документ, дата, номер, заголовок к тексту документа на который ссылаются (если он имеется).
Цель работы: изучить правила оформления копий, приложений и ссылок на документы.
Задание:
• Составьте два любых вида документа (со всеми необходимыми на нем реквизитами в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003).
• В одном из составленных документов сделайте ссылку на другой документ (например, «Согласно приказу…», «Согласно письму…» и т.д.).
• Составьте 2-3 приложениями к одному из документов.
• Сделайте копию одного из составленных документов.
• Заверьте ее в соответствии с правилами оформления.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4.
Документация, оформляемая при дефектации деталей

После разборки автомобилей и их составных частей детали подвергаются мойке и очистке от загрязнений, а затем поступают на дефектацию. Дефектация производится с целью обнаружения дефектов (отклонений параметров деталей от значений, установленных в нормативной документации).
По результатам дефектации детали сортируют на группы годности: годные без ремонта, утильные (подлежащие списанию) и подлежащие ремонту. Последнюю группу деталей обычно сортируют по технологическим маршрутам ремонта.
При дефектации и сортировке по группам детали обычно отмечают соответствующей краской. На большинстве ремонтных предприятий принято годные без ремонта детали метить зеленой краской, требующие ремонта – желтой и утильные – красной.
Результаты сортировки деталей заносят в дефектовочные ведомости.
Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.
Цель работы: выработать навыки составления дефектовочной ведомости деталей автомобиля.
Задание:
• Изучите требования статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.
• Законспектируйте основные положения и требования.
• Составьте дефектовочную ведомость на ремонт транспортного средства (бланк ведомости см. в прил. 1).